合同管理怎么管？終于發(fā)現(xiàn)有ERP能把各類合同都管理妥當(dāng)?shù)模?/h1>

一、

對合同管理有哪些誤區(qū)？

誤區(qū)一：合同管理是法務(wù)部門的事    

很多企業(yè)認(rèn)為合同管理只是法務(wù)部門的職責(zé)，合同的起草、審核、修訂等工作都應(yīng)由法務(wù)部門全權(quán)負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)部門只需專注業(yè)務(wù)拓展。實則不然，合同管理貫穿于企業(yè)業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)，這種觀念會導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門在簽訂合同時缺乏法律意識和風(fēng)險意識，常常出現(xiàn)合同條款不明確、權(quán)利義務(wù)不對等的情況。

解決方案：

• 企業(yè)應(yīng)建立跨部門合同管理機(jī)制，確保法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門等共同參與合同評審、簽訂、執(zhí)行和歸檔的全過程。

• 應(yīng)定期對業(yè)務(wù)部門進(jìn)行合同管理培訓(xùn)，提升其法律素養(yǎng)和風(fēng)險防范能力。

誤區(qū)二：合同管理=簽章存檔    

一些企業(yè)老板將合同管理簡單地等同于合同的簽章和存檔，認(rèn)為只要合同簽了字、蓋了章，往檔案室一放就萬事大吉了。這種觀念忽視了合同執(zhí)行過程中的監(jiān)督和管理，容易導(dǎo)致合同履行出現(xiàn)問題。合同管理是一個動態(tài)過程，從合同的談判、簽訂到執(zhí)行、變更，直至終止，每個環(huán)節(jié)都需嚴(yán)格管理。

解決方案：

• 企業(yè)應(yīng)建立合同動態(tài)管理機(jī)制，對合同執(zhí)行情況進(jìn)行實時跟蹤和監(jiān)控。

• 應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行評估和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在問題。

誤區(qū)三：忽視變更管理   

在合同執(zhí)行過程中，由于市場環(huán)境變化、客戶需求調(diào)整或其他不可預(yù)見因素，合同變更在所難免。但一些企業(yè)老板對此重視不足，未建立規(guī)范的合同變更管理流程。當(dāng)合同需要變更時，雙方僅通過口頭約定或簡單的郵件溝通，未及時簽訂書面變更協(xié)議，這就為后續(xù)的合同履行埋下了巨大的隱患。

解決方案：

• 企業(yè)應(yīng)建立嚴(yán)格的合同變更管理制度，明確變更的審批流程、責(zé)任人和時間節(jié)點。

• 在變更合同條款時，應(yīng)確保變更內(nèi)容合法、合理、明確，并經(jīng)過雙方協(xié)商一致。

• 應(yīng)保留變更的書面記錄，作為合同變更的依據(jù)。

誤區(qū)四：依賴紙質(zhì)合同   

電子合同已逐漸成為一種安全、高效、便捷的合同簽署方式。然而，仍有不少中小公司老板仍然習(xí)慣于依賴紙質(zhì)合同，認(rèn)為紙質(zhì)合同更具法律效力和可靠性。其實，電子合同在符合法律法規(guī)要求的前提下，具有與紙質(zhì)合同同等的法律效力。

解決方案：

• 企業(yè)應(yīng)積極推廣電子合同管理，利用信息化手段提高合同管理效率。通過采用電子簽名、云存儲等技術(shù)手段，實現(xiàn)合同在線簽訂、審批、歸檔和查詢。

• 應(yīng)建立電子合同安全管理制度，確保合同信息的保密性、完整性和可用性。

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二、

ERP在合同管理中該怎么用？

下面以用友旗下暢捷通出品的好業(yè)財ERP軟件為例，將合同管理的核心模塊分為收入合同管理、支出合同管理、合同期初管理、母子合同管理、資金管理、合同檔案管理    

（一）收入合同管理

收入合同按業(yè)務(wù)類型可分為收入合同和銷售合同。收入合同管理需要確保合同的簽訂、執(zhí)行、收款等各個環(huán)節(jié)的順利進(jìn)行。

（1）合同簽訂

ERP系統(tǒng)提供標(biāo)準(zhǔn)化的合同模板，方便企業(yè)快速創(chuàng)建合同。合同簽訂后，系統(tǒng)自動記錄合同的基本信息，如合同編號、客戶信息、合同金額等。可以實時查詢收入合同信息，對合同進(jìn)行生效/失效、變更、關(guān)閉、完成等操作。

（2）合同執(zhí)行

系統(tǒng)可以跟蹤合同的執(zhí)行情況，包括收入確認(rèn)及收款計劃階段執(zhí)行情況。通過設(shè)置關(guān)鍵節(jié)點提醒，確保每個環(huán)節(jié)按時完成。

（3）收款管理

ERP系統(tǒng)可以根據(jù)企業(yè)對不同合同的財務(wù)核算管理的要求。進(jìn)行三種收入確認(rèn)及收款計劃的設(shè)置。一是設(shè)置合同完整的收入確認(rèn)及回款的賬期，二是只設(shè)置收入確認(rèn)階段，三是只設(shè)置分期收款計劃。

（4）銷售合同管理

ERP系統(tǒng)中收入合同（業(yè)務(wù)類型=銷售）可以推單生成銷貨單，并在銷售合同上可以查詢銷貨狀態(tài)，生效的銷貨單回寫銷售合同的累計執(zhí)行數(shù)據(jù)和狀態(tài)。

（二）支出合同管理

 

支出合同按業(yè)務(wù)類型可分為支出合同和采購合同兩大類。其中支出合同適用場景為與提供服務(wù)的供應(yīng)商簽訂的協(xié)議，比如分包合同、租賃合同、勞務(wù)合同等。商品為勞務(wù)型商品。而采購合同則是采購實物型商品及物料與供應(yīng)商簽訂的的合同，需要核算物料的量。

（1）合同簽訂

合同簽訂后，系統(tǒng)自動記錄合同的基本信息?？?strong>實時查詢支出合同信息，如合同編號、供應(yīng)商信息、合同金額等，并支持生效/失效、變更、關(guān)閉、完成等操作。

（2）支出確認(rèn)單

ERP系統(tǒng)支持預(yù)付、現(xiàn)結(jié)、后付款等付款操作。生單方式包括參照合同生單和手工新增兩種形式，銷售發(fā)票可以參照支出確認(rèn)單生單。

（3）合同執(zhí)行

系統(tǒng)可以跟蹤合同的執(zhí)行情況，預(yù)先設(shè)置支出分期確認(rèn)計劃和付款計劃。確保支出合同按時完成。

（三）母子合同管理

在復(fù)雜的項目合同中，往往涉及多個子合同或補(bǔ)充協(xié)議。ERP系統(tǒng)通過母子合同管理機(jī)制，能夠清晰地展示合同間的層級關(guān)系與關(guān)聯(lián)信息，便于企業(yè)追蹤合同執(zhí)行情況，確保項目順利進(jìn)行。同時，系統(tǒng)還能自動匯總母子合同的總金額與進(jìn)度，為項目決策提供有力支持。

（1）統(tǒng)一管理

系統(tǒng)提供統(tǒng)一的合同管理界面，方便企業(yè)查看和管理所有相關(guān)的合同?？梢?strong>實時查詢母子項目合同信息，包括項目編碼，立項日期，項目周期、客戶、負(fù)責(zé)部門等信息。

（2）進(jìn)度跟蹤

系統(tǒng)可以跟蹤每個子合同的執(zhí)行進(jìn)度，幫助企業(yè)管理層全面了解項目的進(jìn)展情況。

（3）盈利分析

系統(tǒng)支持可通過篩選母子項目查詢不同合同的合同數(shù)量、往來資金、應(yīng)收賬款等信息

（四）資金管理

ERP系統(tǒng)能夠記錄每一筆保證金的收付情況，包括保證金金額、支付時間、退還條件等。通過系統(tǒng)提醒功能，企業(yè)可以及時發(fā)現(xiàn)即將到期或需要退還的保證金，避免因疏忽而引發(fā)的法律糾紛。

（五）合同期初管理   

 

合同期初管理是指合同生效前的準(zhǔn)備工作，ERP系統(tǒng)通過提供合同模板、審批流程等功能，可以大大簡化這些步驟。

 

（1）期初合同創(chuàng)建

系統(tǒng)提供期初智能導(dǎo)入功能，通過下載期初收入合同excel表，維護(hù)收入合同信息

（2）合同看板

通過收入合同看板，可查詢這個期初合同所有的單據(jù)信息，由項目看板可查到這個項目所有的期初執(zhí)行單信息。

（3）期初成本

可通過查詢期初合同和收入合同看板，可以了解期初收入合同的期初成本信息和期初費用情況。

（六）合同檔案管理

合同檔案管理是確保合同信息可追溯、可查詢的基礎(chǔ)。ERP系統(tǒng)能夠?qū)⑺?strong>合同文檔電子化，實現(xiàn)合同的快速檢索和歸檔。通過系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置，企業(yè)可以確保合同信息的保密性和安全性。此外，ERP系統(tǒng)還能提供合同到期提醒、續(xù)簽通知等功能，幫助企業(yè)及時跟進(jìn)合同狀態(tài)，避免合同遺漏或延誤。

三、

ERP在合同管理中的實施策略

（一）前期準(zhǔn)備  

1. 需求調(diào)研

首先對企業(yè)現(xiàn)有的合同管理流程進(jìn)行全面調(diào)研，識別不足之處。與各部門負(fù)責(zé)人溝通，明確他們在合同管理中的具體需求和期望。例如，銷售部門期望能通過 ERP 快速查詢合同執(zhí)行進(jìn)度以便及時跟進(jìn)客戶；采購部門則希望能更好地管理供應(yīng)商合同，優(yōu)化采購成本與交付周期的監(jiān)控。

2. 團(tuán)隊培訓(xùn)

在實施前，對涉及合同管理的員工進(jìn)行全面系統(tǒng)的培訓(xùn)至關(guān)重要。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋 ERP 系統(tǒng)的基本操作知識，包括數(shù)據(jù)錄入、查詢、報表生成等基礎(chǔ)功能的熟練運用。更要深入講解 ERP 在合同管理各環(huán)節(jié)的應(yīng)用邏輯。

（二）實施步驟 

1.數(shù)據(jù)遷移

在實施過程中，需要將現(xiàn)有合同管理系統(tǒng)中的歷史數(shù)據(jù)遷移到新系統(tǒng)中。為確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性?？梢圆捎梅峙w移、數(shù)據(jù)校驗和備份恢復(fù)等方式，降低數(shù)據(jù)遷移過程中的風(fēng)險。

2. 測試與優(yōu)化

在系統(tǒng)初步搭建完成后，要組織多輪全面測試。對合同管理的各個功能模塊，如合同起草、審批、執(zhí)行跟蹤、變更管理、檔案管理等進(jìn)行逐一測試。通過不斷地測試與優(yōu)化，使ERP系統(tǒng)在合同管理中的應(yīng)用逐步趨于完善，滿足企業(yè)實際業(yè)務(wù)需求并達(dá)到預(yù)期的管理效果。

（三）后期維護(hù)     

1. 定期審查

持續(xù)監(jiān)控系統(tǒng)的運行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。定期評估ERP合同管理的效果，收集用戶反饋，不斷改進(jìn)系統(tǒng)功能，提升管理效率和合同執(zhí)行質(zhì)量。

2. 持續(xù)優(yōu)化

隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展，合同管理需求也會不斷變化。因此，ERP系統(tǒng)的持續(xù)優(yōu)化至關(guān)重要。企業(yè)應(yīng)建立靈活的迭代機(jī)制，根據(jù)業(yè)務(wù)變化及時調(diào)整系統(tǒng)配置、優(yōu)化流程設(shè)計，確保系統(tǒng)始終與企業(yè)發(fā)展保持同步。